成功事例

「あらゆる手続き業務の効率化」を見据えたモロゾフが最初に解決した課題とは?

モロゾフ株式会社
  • 経営統括本部人事総務部 人事担当課長 中川 聖子 さま
課題
  • 国が推進する各手続き電子化への対応
  • 社会保険手続きに工数がかかっていた
  • 年末調整に人的・時間的コストがかかっていた
導入の効果
  • 社会保険手続き・年末調整など電子化の実現
  • 社会保険の申請において約40%の時間削減
  • 年末調整業務の省力化と効率化
INTERVIEW

電子申請の業務効率を上げるために

まずは事業内容と、従業員数について教えてください。

中川さま : 洋菓子の製造・販売と喫茶およびレストラン業務をおこなっておりまして、従業員数は1,559名です。

中川さまが所属されている人事総務部の人員構成と、そのなかの中川さまのご担当業務について教えてください。

中川さま : 人事総務部は庶務・構成やIR、リスクマネジメントをおこなう「総務」と、人事・給与、採用・教育、広報をおこなう「人事」で担当が分かれています。そのなかで、私は人事担当課長として人事給与関連業務全般の統括、部内システムの維持、労務、男女共同参画・女性活躍推進などを担当しています。

2020年に「オフィスステーション 労務」を、2022年に「オフィスステーション 年末調整」を導入されていますが、導入のきっかけは何だったのでしょうか?

中川さま : まず、電子申請への対応を推進する国の方針がベースにあります。これを受けて弊社ではe-Govによる電子申請の仕方を調べましたが、「これを使っていたら業務効率が落ちるのでは」と上長と話し合っていたんです。

そんなときに電子化に関するセミナーを受け、「オフィスステーション」を知りました。オフィスステーションなら現行のデータを加工して、スムーズに電子申請ができるのでは、と考えたことが導入のきっかけです。

「まずは社会保険手続きの電子申請から効率化」ということだったのですね。

中川さま : はい。電子申請からシステムを導入し、そこから年末調整、さらに給与明細やマイナンバー収集も一括できるシステムがあれば……と考えていたんです。

将来的には新入社員の情報収集や従業員の電子雇用契約の発行、身上異動の届出申請など、現行は紙ベースで管理している業務の電子化まで視野に入れていました。

社会保険手続きにおいて、システムの導入前は、どのように業務を進めておられたのでしょうか?

中川さま : とにかく紙での作業の連続です。人事給与システムからデータを出力・加工し、印刷した紙をハローワークなどに持っていくという流れを繰り返していました。担当者から特に不満の声などはなかったものの、ハローワークに提出するまでの工数や、今後を考えると、やはり電子化は欠かせないと考えていましたね。

社会保険手続きのデジタル化で約4割の工数削減を達成

システム導入にあたり他のサービスと比較検討されたと思うのですが、比較した点やオフィスステーションを選定された決め手について教えてください。

中川さま : 比較で重視した点は汎用性と価格です。汎用性については、まず社会保険から始めて、ゆくゆくは身上異動の届出申請などもおこないたいと考えていたので、対応業務の幅の広さは必須条件でした。

また費用について、他社は1つの製品にあらゆる機能が入った「パッケージ型」で、価格設定は使用人数×全機能の利用料というものでした。ですが、いきなりすべての業務を電子化する予定はありませんでしたし、アルバイトの方まで含めると大人数になる弊社にとって、その価格設定は現実的ではないという結論になりました。
一方オフィスステーションは、機能ごとに導入が可能な「アラカルト型」なので、使わない機能に対する費用は発生しません。
これらを検討した結果、両方のポイントを備えたオフィスステーションに決定いたしました。

では電子化に関して、周囲から反対などはありませんでしたか?

中川さま : 周囲からの反対はなく導入決定はスムーズでした。また操作に関しても、私が一度やってみてから従業員向けのマニュアルを作成・配付したので、特に問題はなかったです。

「オフィスステーション 労務」の導入により、どのような変化がありましたか?

中川さま : 社会保険申請業務については、常時申請が可能になったため、業務をまとめておこなう必要がなくなりました。担当者からは約4割、時間が削減できたという報告が挙がっています。

年末調整システムの導入で「現場の効率化」と「従業員目線のやりやすさ」を実現

続けて、2022年に導入された「オフィスステーション 年末調整」について伺います。こちらを導入された理由について教えてください。

中川さま : まず、年末調整は給与や手続きの業務に携わっていないメンバーも総出で対応する必要があるほど大変なのですが、不慣れな人だと非常に時間がかかってしまうという課題がありました。

これに加えて、「オフィスステーション 労務」の導入時期にちょうど法改正があり、保険料控除の手続きがかなり面倒になりそうだという印象を受けました。
これら2つが重なることにより「今年の年末調整はさらに大変になるのでは」と考え、「オフィスステーション 労務」を導入したときと同じように、人事総務部から上長に電子化を提案しました。

「オフィスステーション 年末調整」の導入について、苦労された点はありましたか?

中川さま : 初年度のみ、導入準備に苦労しました。従業員へのパスワード付与や、操作に不慣れな従業員からあがってきたデータのチェックと修正依頼などに、思ったより時間がかかってしまったんです。

その反省を踏まえ、2年目からは間違えやすい部分をピンポイントで説明する資料を作成したほか、オフィスステーションはデータ不備を本人の了承を得て担当者側で修正できるので、そのような方法でやり取りの手間を減らすなどしました。

「オフィスステーション 年末調整」の導入で起こった変化について、教えてください。

中川さま : 保険料控除や住宅取得控除については自動計算されるため、専門的な知識がなくても対応でき、効率化が図れています。またチャット機能で従業員と提出内容の確認がおこなえるため業務がスムーズで、従業員からも「やりやすくなった」と好評です。

年末調整システムの導入で「現場の効率化」と「従業員目線のやりやすさ」を実現

雇用契約・入社手続き・身上申告もすべて効率化へ

労務や年末調整に続き、これから電子化を進めたい業務などはありますか?

中川さま : 新入社員の身上データの入手や雇用契約の締結、従業員の身上異動申請です。特に雇用契約については、契約書が提出されない場合の対応に時間がかかっているので、これらを電子化することで効率化したいと考えています。

弊社の場合は店舗数が多いので、従業員とそういったやり取りをする際に、紙だと店長の手を煩わせてしまいます。しかし、電子化すれば本人と人事が直接やり取りできるので手間がかかりませんし、受け取ったデータをそのままシステムに反映でき、効率化やミス防止にもつながります。

あとは、社会保険手続きをオフィスステーションでデジタル化し、現場担当者からは「効率化できている」と報告を受けていますが、私自身はデータ連携の部分を見直すことにより「もっと効率化できるのではないか?」とみています。

これらの課題から、できる限りオフィスステーションに集約・一本化したいと考えており、この1、2年の間にぜひ進めていきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました!

「オフィスステーション 労務」の詳しい情報を見てみる 「オフィスステーション 年末調整」の詳しい情報を見てみる

実際にどう変わったのか ご利用者さまの体験談

43支店の人事・労務業務を一元管理し、70%の業務削減へ
従業員数:570名 #医療、福祉

43支店の雇用契約や各種申請を一元管理し、70%の業務削減へ

株式会社ほねごり さまの体験談はこちら
入退社や残業申請を紙からWebへ、段階的なシステム導入で業務効率化を無理なく推進
従業員数:35名(グループ企業含む) #商社

入退社や残業申請を紙からWebへ、段階的なシステム導入で業務効率化を無理なく推進

株式会社ミツヤマ電気 さまの体験談はこちら
庁内の年末調整の工数を70%以上削減し、年末の労働環境を改善
従業員数:約1,600名 #地方公務

庁内の年末調整の工数を70%以上削減し、年末の労働環境を改善

彦根市役所 さまの体験談はこちら
労務内製化で「ミス減少」と「コスト削減」を同時に実現
従業員数:約500名 #社会福祉・介護事業

労務内製化で「ミス減少」と「コスト削減」を同時に実現

社会福祉法人淳風会 さまの体験談はこちら
全国5,000名の手続き業務を5名が担当。ライクキッズが目指す「DX推進の理想像」とは?
従業員数:約5,000名 #教育

全国5,000名超の手続き業務を数名で担当。ライクキッズが目指す「DX推進の理想像」とは?

ライクキッズ株式会社 さまの体験談はこちら
圧倒的なコスト削減と負担軽減を実現し、社内で表彰された「電子化」の詳細
従業員数:約4,500名(パートタイマー・契約社員を含む) #ビルメンテナンス業

圧倒的なコスト削減と負担軽減を実現し、社内で表彰された「電子化」の詳細

株式会社ボイス さまの体験談はこちら
“多拠点展開“と”柔軟な働き方“に伴う「手続き業務の多さ」を解決するために
従業員数:約500名 #情報サービス、印刷

“多拠点展開“と”柔軟な働き方“に伴う「手続き業務の多さ」を解決するために

株式会社KDC さまの体験談はこちら
従業員数:約1,500名 #洋菓子製造・販売事業、喫茶・レストラン事業

「あらゆる手続き業務の効率化」を見据えたモロゾフが最初に解決した課題とは?

モロゾフ株式会社 さまの体験談はこちら
200以上の拠点とのやり取りをなくし「書類提出フロー」を1本化した効果とは?
従業員数:約900名 #不動産管理

200以上の現場とのやり取りをなくし「書類提出フロー」を1本化した効果とは?

総合システム管理株式会社 さまの体験談はこちら
「バックオフィス業務を本部に集約させながらも残業を減らす」仕組み作りのために
従業員数:約10,000名 #教育・医療

「バックオフィス業務を本部に集約させながらも残業を減らす」仕組み作りのために

学校法人順天堂 さまの体験談はこちら
新規予算なしで年末調整・労務手続き・マイナンバー管理を電子化した方法
従業員数:約2,000名 #学校法人、教育

新規予算なしで年末調整・労務手続き・マイナンバー管理を電子化した方法

学校法人関東学院 さまの体験談はこちら
バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように
従業員数:約340名
#国産および輸入果物・加工食品・洋菓子販売、洋菓子製造、フルーツパーラー・レストラン事業

バックオフィス業務を削減し、本質的な業務に着手できるように

株式会社 千疋屋総本店 さまの体験談はこちら
株式会社ミキハウス様インタビュー
従業員数:約1,100名
#子ども服の企画・製造・卸売り・小売り

「従業員の働きやすさ」を追求する人事・労務のシステム選びとは?

株式会社ミキハウス さまの体験談はこちら
株式会社ミキハウス様インタビュー
従業員数:74,633名 (うち内務職員20,767名)
#生命保険事業、資産運用、ヘルスケア

計4,280時間を削減!日本生命が導入から3年でおこなった効率化の工夫とは?

日本生命保険相互会社 さまの体験談はこちら
従業員数:約900名 #菓子・スナック事業

湖池屋が経験した業務の「劇的な」変化、その全貌とは

株式会社湖池屋 さまの体験談はこちら
株式会社HOWA様 導入事例インタビュー
従業員数:3,420名(2021年3月末 グループ全体)
#自動車用内装部品の企画・開発・製造・販売

「デジタル化への反対」はどのように乗り越えることができるのか?

株式会社HOWA さまの体験談はこちら
福岡大学
従業員数:約5,000名 #学校法人の運営など

三つ折り作業に仕分け作業も、毎年派遣スタッフを雇っての年末調整作業はWeb化によって大きく変わる

福岡大学 さまの体験談はこちら
株式会社壱番屋
従業員数:約3,500名(パート・アルバイトを含む) #飲食事業

学生アルバイトが多く占める飲食業で、年末調整を電子化! 業務を合計1カ月前倒しで完了できた秘訣とは

株式会社壱番屋 さまの体験談はこちら
西日本旅客鉄道株式会社
従業員数:約27,000名 #運輸業など

基幹システムの改修、年末調整の電子化にあたり必要だったこととは

西日本旅客鉄道株式会社 さまの体験談はこちら
株式会社サンドラッグ
従業員数:約13,500名(パート・アルバイトを含む) #小売業(ドラッグストア)

導入4年目で年末調整の電子化を99.9%達成! サンドラッグが取り組んだ効率化の秘訣

株式会社サンドラッグ さまの体験談はこちら
株式会社大創産業
従業員数:約47, 000名 #小売業

47,000名の全国スタッフの年末調整を電子化へ! ダイソーが初年度から成功できた理由

株式会社大創産業 さまの体験談はこちら
キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

キリンシティ株式会社 さまの体験談はこちら
ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
舞台・映像・イベント制作事業

トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

ポリゴンマジック株式会社 さまの体験談はこちら
従業員数:284名/パート・アルバイト1,063名(2020年3月31日 現在) #飲食事業・ブライダル事業

ペーパーレス化で、本社も店舗も 書類処理がスピーディーに。

株式会社一家ダイニングプロジェクト さまの体験談はこちら
従業員数:4,334名 #住宅・不動産

年末調整書類配付とデータ入力の大幅な削減に成功!

ポラス株式会社 さまの体験談はこちら
株式会社スヴェンソンホールディングス
従業員数:813名(2021年4月現在 / グループ連結) #ヘアケア・コスメティック・スポーツ事業

問い合わせの手間も省略! 年末調整業務の時間が約半分に!

株式会社スヴェンソンホールディングス さまの体験談はこちら
従業員数:400名(2019年4月末現在) #小売り(アパレル)

電子申請義務化が導入のきっかけ。低コストで、大量の作業負担を軽減。

株式会社ANAP さまの体験談はこちら
従業員数:1,000人(2019年8月末 現在) #人材派遣

休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン さまの体験談はこちら

利用社数40,000※1 継続率99.7※2%

※1. 2024年04月末日時点 ※2. 2023年1月~12月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)

※上記シンボルマークはオフィスステーションシリーズのいずれかの製品をご利用いただいている企業のものです。