果てしないチェック作業と、問い合わせ作業に疑問を持ち、電子化を検討
まずは御社の事業と規模、年末調整への悩みを聞かせください。
和田さま ：
「世界中の人々の生活をワンプライスで豊かに変える」をステートメントとして、100円ショップ「DAISO（ダイソー）」を、全国直営2,800店運営しております。従業員数は約47,000名で、今までは47,000名分の年末調整を、3～4名の担当者とヘルプスタッフによって紙で処理しておりました。
正直、年末調整の作業は物凄い量でして、毎年全員が恐怖を感じていました。紙のなにが大変かというと、他社さまもそうだと思うのですが、書類を紙で送付し、記入してもらい、それを1つ1つ確認し、不備は電話で確認するという、1つ1つの作業が膨大にあることです。もちろん、郵送コストもかなりの金額になっていました。
あとは、提出されてきた書類が読めないことは日常茶飯事です。従業員と電話で話しても、すでに送付し、手元に書類がないため記憶を頼りにするしかありません。「書いた」「書いていません」といった不毛なやり取りもよくあり、我々も難しさを覚えていたところです。
かなりのご苦労があったことが分かりますが、そこからオフィスステーションをご選定いただいた理由を、教えてください。
和田さま ：
年末調整ソフトは他社も含めて比較をしましたが、こちらのニーズを1番満たしていたのがオフィスステーションでした。
特に重視した点でいえば、当社は人事や給与の基幹システムが入っていますので、年末調整ソフト単体での導入を検討していました。しかし他社はパッケージ型のみの販売ばかりでしたので、そもそも比較検討に至らなかったです。
また、店舗スタッフが多いので、操作性の高さとマルチデバイス対応は必須でしたし、費用感や事後のサポートも重視していました。これらを踏まえて、オフィスステーションが抜きん出ていたという感じです。
ありがとうございます。ご選定いただいたあとの社内稟議等はどのように通したのか、気をつけた点などあれば教えてください。
和田さま ：
弊社の場合は、上長に提出する資料としてオフィスステーションだけでなく、ライバル企業の資料も提示し、それぞれメリット・デメリット、費用感の比較表を作って稟議書に添付しました。
これと合わせて、紙でおこなっていた作業の郵送費やチェック時の人件費等を割り出し、おおよその費用対効果を試算したものを提出しました。
作業効率アップのため、周知活動と初期データの整理を順次手配
導入が決まり、準備段階のお話を伺えればと思います。いつ頃から導入準備を始められたのか教えてください。
和田さま ：
お恥ずかしい話ですが、当社は2021年7月に導入が決まり、8月から具体的な周知や準備をおこないました。かなりギリギリの短期決戦でおこなった自覚はあります。
その点を踏まえてお伝えすると、8月ごろから毎週社内業務連絡用のポータルサイトに、周知文章をアップしていました。パート・アルバイトが多いので、年末調整自体を分かっていない人が多いです。「扶養控除とは何か？」といった初歩の内容や、手順マニュアル等を通知していました。
ありがとうございます。システム側の準備では、どういったことをおこなったのでしょうか？
和田さま ： システム側では、オフィスステーションの初期データをいかにキレイにしておけるかを考え、準備していました。具体的には、基幹システムにある家族情報を最新のものにするため、社員にもかなりしつこく連絡をしました。本人情報、扶養（配偶者）情報、あと転職など該当する方の前職の源泉情報をデータ収集して取り込み、なるべく変更点が発生しないような工夫をしました。でも、これもなかなか上手く取り込みができず、オフィスステーションの担当者さんには大変お世話になりました。
具体的にどういったトラブルがあったのか、教えてください。
和田さま ：
オフィスステーションのデータアップロードは、1回2万件が上限です。弊社は47,000名分のデータがありましたので、1回での取り込みができませんでした。
また、複数回に分けても上手く取り込みができず、御社の担当者さんにかなりご協力いただき、サポートしてもらいました。こうした細やかな対応は初年度でしたので色々ご尽力いだきまして、改めてオフィスステーションに決めてよかったなと感じております。
進捗管理表を細やかに作り、重複作業の防止に務める
実作業に入った際、より作業を効率的におこなうために、工夫した点はありますでしょうか？
和田さま ：
オフィスステーション内の進捗管理機能を工夫したと同時に、より細かな進捗管理をおこなうため、スプレットシートで管理表を作り情報共有をしました。
チェック方法は、オフィスステーションの画面上で、基本1従業員の情報を1名のスタッフが全て確認するようにしていました。申告書ごとではなくスタッフごとに割り振るようにして、作業重複が起きるリスクを避けた形です。
ここの作業もかなり短期間のうちにおこなったので、今年は人員削減といった部分には到達できておりません。一次チェックは2週間、その後のチェックも含め3週間程でおこないまして、来年度は改善したいなと思っています。
あとは、保険料のチェック作業は、画像アップロード機能で収集した画像データをもとに、入力内容の確認をおこないました。本来は原本チェックが良いのは理解しつつ、スケジュール的には対応を急いでいましたので、一旦申請を締めたあとに、通知を送っていただきそれを正としました。
こういった機能がより作業効率アップに寄与した、といったものはありましたか？
和田さま ：
まだまだ便利機能は使いこなせていないのですが、「お読みください」のカスタマイズは活用させていただきました。
弊社の場合、年末調整自体に理解が高くないスタッフも多くおります。注意文や説明文をこちらの自由に細かく入れられることや、学生向けに学生証の説明等を入れたりもできたのはよかったです。
ありがとうございます。最後に、来年度の目標や期待する機能などあれば、教えください。
和田さま ： 各種保険料証明書の電子データ添付ですね。初年度は対応が追いつかず、今年は紙データを写真にして対応することになりました。来年度は、もう春頃からアナウンスし、対応できたらと思います。
