成功事例

休日出勤や残業時間の課題を解決。行政機関への手続きがボタンひとつで！

執行役員管理本部長大関さま
管理本部管理課主任佐藤さま
管理本部管理課主任戸水さま

INTERVIEW

株式会社フォーラムジャパンさまについて教えてください。

戸水さま：株式会社フォーラムジャパンでは旅行業に特化し、添乗員、カウンタースタッフ、通訳ガイド、バスガイドなどの人材派遣業を中心に、旅行業界向け派遣の老舗企業として事業展開をおこなってまいりました。オリンピック、そしてそれ以降も外国人旅行者がますます増えていく予定ですので、旅行業に従事する登録者数は今後も増えていくことが予想されます。1985年創業、1991年に株式会社化を果たし、2019年4月で34年目を迎えます。東京・名古屋・大阪に拠点を構え、従業員数は約1,000人にのぼります。

では、実務担当者お二人のお仕事を教えてください。

佐藤さま：私は、労働保険、社会保険手続きをメインでおこなっております。流動性が高い派遣社員の社会保険の得喪、継続給付手続き、特に労働保険料算定、労災手続きなどを一人でおこなっているため、事案が複数発生すると本当に大変な業務となります。

戸水さま：私は、内勤社員の勤怠管理、採用（求人）、海外旅行傷害保険の手続き、年末調整、有休管理、安全衛生（健康診断、ストレスチェックなど）などもろもろの業務をおこなっております。

事務作業を軽減させたいと思っていた。

株式会社フォーラムジャパンさまでは、電子申請システム「オフィスステーション労務」「オフィスステーション年末調整」「オフィスステーションマイナンバー」をご導入いただいています。ありがとうございます。まず、なぜ「オフィスステーション労務」を導入したいと思われたのですか？

佐藤さま：「オフィスステーション労務」の導入は、当時、社会保険手続き業務をお任せしていた社会保険労務士事務所との委託契約が終了したのがきっかけでした。それまでは、すべての情報のやりとりが紙でした。社会保険労務士事務所でも紙で申請書類を作成していたと思います。現在は、新しい社会保険労務士法人と顧問契約をしているのですが、弊社の事務作業を軽減させたいと思っていましたので、顧問契約を結ぶにあたり2点の確認をおこないました。
① 社会保険労務士法人では社会保険手続きを電子申請していますか？対応できますか？
② 弊社から社会保険労務士法人への情報のやりとりはデータでおこなうことができますか？
社会保険労務士法人から「問題ない」旨を即答いただき、顧問契約を締結しました。その新しい社会保険労務士法人が「オフィスステーション」を利用していて、社会保険労務士法人との情報連携のために薦められたのが使い始めるきっかけでした。

役所に行かなくなったことが業務の生産性向上につながった。

社会保険労務士法人から情報連携ツールとしてご紹介を受けたのがきっかけというのはとてもうれしいです。では、実際に「オフィスステーション」を利用してみていかがでしたか？

佐藤さま：元々の想定では、弊社から情報をお渡しして、電子申請手続きは社会保険労務士法人からおこなってもらうことを考えていました。少し使い始めた頃に社会保険労務士法人から「システムに抵抗がないなら直接電子申請してみては？」と提案され、「オフィスステーション」での電子申請がスタートしました。まず、役所に行かなくなったのがとても良いです。ボタンひとつで指定された行政機関への手続きが完了するので、移動にかかる費用、時間はもちろん、窓口での待ち時間がなくなるのはとてもわかりやすい業務効率であり、業務の生産性向上につながっています。次に、直感的に操作できる画面がわかりやすくてとても良いです。マニュアルと格闘しながら一から操作するとなると面倒さが先立ってしまうのですが、「オフィスステーション」は「間違っていたら戻せば良い」と気軽に操作しています。最後に、問い合わせ対応が良いです。本当に困ったときにはすぐ連絡できますし、丁寧に回答もいただけますし、問題ありません。担当者冥利につきます。

ありがとうございます。では、「オフィスステーション年末調整」をご利用になったきっかけを教えてください。

戸水さま：ちょうど2018年分の年末調整業務からは、税制改正により従業員から回収する申告書に「配偶者控除等申告書」が1枚追加されることと、従業員1,000人分の回収する申告書が増え作業量が1.5倍になることが想定されていましたので、現場でのチェック体制などを見直し、役割分担しながら休日出勤や残業を何とかなくせないものかと考えていました。そのときに社会保険手続きで「オフィスステーション労務」を活用していた同僚（佐藤さま）からの紹介で「オフィスステーション年末調整」の存在を知ったのがきっかけです。東京ビッグサイトで開催されるHR EXPO 2018にまで足を運びました。「オフィスステーション年末調整」の説明を受けたときは、「このシステムを導入しないとみんな倒れてしまう（笑）」って思いました。

ありがとうございます。実際に2018年分の年末調整で「オフィスステーション年末調整」をご利用になってみていかがでしたか？

戸水さま：正直、ビックリしました。従業員がスマホでシステムを使えるからだと思いますが、システムに慣れていないはずの従業員でも「紙より楽」「“もう終わり！？”っていうくらい簡単に年末調整業務が終わった」という従業員がたくさんいました。2018年分の年末調整では紙ではなく新しく「オフィスステーション年末調整」を取り入れての対応でしたので、弊社内でのリリースが遅れましたが、例年よりも短い期間で年末調整業務を終わらせることができたのは本当に良かったです。

ありがとうございます。では、最後に「オフィスステーション」に期待することを教えてください。

佐藤さま：「オフィスステーション」は使える機能がたくさんあるけど追いついていないのでご支援いただきたいです。

戸水さま：「オフィスステーション年末調整」では、入力する側（従業員）もチェックする側（管理者）もより効率良くできるようにしてほしいです。